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Resolución 187/2010, de 19 de octubre, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, por la que se resuelve la queja formulada por don [?].

19 Octubre 2010

Exp: 10/572/D

: 187

Impulso de Derechos

ANTECEDENTES

  1. Con fecha 8 de julio de 2010, tuvo entrada en esta Institución un escrito, suscrito por don [?], en el que se manifestaba una queja relativa al modo de ejercer su derecho al acceso a los archivos y registros (administrativo y civil) de Murillo el Cuende.

    El autor de la queja, investigador y autor de una publicación sobre la citada localidad, invocando tal condición, solicitó al Ayuntamiento de Murillo el Cuende que se le permitiera el acceso a los archivos y registros existentes en el mismo, con la finalidad de conocer los orígenes e historia de su pueblo, en orden a editar nuevas publicaciones.

    Tras advertírsele que el Registro Civil no dependía del Ayuntamiento, se cursó la pertinente solicitud por vía judicial, que derivó en una autorización del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción Nº 2 de Tafalla, para acceder a los archivos y registros del Registro Civil de Murillo el Cuende (Resolución de 2 de junio de 2010).

    El interesado, cuya solicitud se refería también al acceso al archivo administrativo de la localidad, exponía su queja por cuanto, según indicaba, la señora secretaria, con fecha 1 de julio de 2010, le había comunicado que solo se le permitía “acceder para consultar o copiar a mano los datos, sin permitirle fotocopiar o escanear lo que estimara necesario”, invocándosele, de un modo genérico, lo dispuesto por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

  2. Examinada la queja, y a fin de determinar las posibilidades concretas de actuación de esta Institución, de conformidad con lo establecido en la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, reguladora de la misma, se solicitó al Ayuntamiento de Murillo el Cuende que informara sobre la cuestión suscitada, en lo que atañe al acceso al archivo administrativo de la localidad.

  3. Con fecha 21 de septiembre de 2010, tuvo entrada en esta Institución el informe solicitado, en el que se expresa lo siguiente:
    1. “El artículo 27.3 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece que el derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
    2. El artículo 37.7 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establece, en su párrafo segundo, que no obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.
    3. En la solicitud de acceso, no hay constancia de cómo queda garantizada debidamente la intimidad de las personas.
    4. Por la jurisprudencia queda acreditado que el derecho de consulta no implica necesariamente el derecho de obtención de copias, que en ningún momento ha sido solicitado por escrito por D. [?].
    5. Y, por otro lado, hay que tener en consideración el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las entidades locales, donde se regula el derecho a la información de los concejales y sirve como criterio para el derecho a la información de los ciudadanos en general (se reproducen los artículos 14, 15 y 16 de dicho Reglamento).
    6. Sirva como conclusión:
      • D. [?] publicó un libro referido a la localidad de Murillo El Cuende contando con la colaboración del Ayuntamiento de Murillo El Cuende y con subvención económica.
      • A D. [?] se le está prestando acceso a la documentación del Ayuntamiento de Murillo El Cuende, pudiendo disponer de ella en las dependencias municipales, desde el día 2 de agosto de 2010.
      • D. [?] no ha dejado constancia clara de qué documentos, ni de qué modo desea hacer copias, considerándose necesario para poder prestar un servicio adecuado sin que se viole la protección de los datos, quedando garantizada debidamente la intimidad de las personas, ni se entorpezcan los restantes servicios a prestar por este Ayuntamiento debido a un aumento considerable del volumen de trabajo”.

ANÁLISIS

  1. Con carácter preliminar, vistas las consideraciones que se exponen en el informe municipal y la normativa invocada, ha de comenzarse por señalar que el derecho de los ciudadanos al acceso a los archivos y registros administrativos queda reconocido por el artículo 105 de la Constitución, encomendando al legislador su regulación.

    El desarrollo directo de tal previsión constitucional se encuentra en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, cuyo artículo 35 dispone que los ciudadanos tienen derecho al acceso a los registros y archivos de las Administraciones públicas, en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. En relación con dicho precepto, el artículo 37 de la misma Ley, bajo la rúbrica “derecho de acceso a archivos y registros” regula con mayor detalle su contenido, alcance y ejercicio.

    Por lo que respecta a la legislación de régimen local, ha de señalarse que la misma también reconoce este derecho en el artículo 70.3 de la Ley de Bases de Régimen Local, haciéndolo en la parte que regula la información y participación de los ciudadanos, al margen, pues, de la regulación del estatuto de los miembros de las corporaciones locales.

    En consecuencia, el examen de la cuestión planteada ha de hacerse a la luz de tales preceptos y, en especial, de lo dispuesto por el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

  2. Dicho precepto, en su apartado primero, dispone que los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud.

    El derecho de acceso, como el conjunto de los derechos constitucionales, no tiene carácter absoluto, pudiendo ser denegado en determinados supuestos, por afección del derecho a la intimidad de terceros (apartado segundo) o por otros supuestos contemplados en la propia Ley 30/1992 (apartado cuarto), habiendo en tales casos de dictarse resolución motivada. Ello no obstante, ha de señalarse también que, en el caso de documentos de carácter nominativo que no contengan otros datos referentes a la intimidad de las personas, puede ejercerse el derecho de acceso por terceros que acrediten un interés legítimo y directo (apartado tercero).

    De lo anterior se deriva que la posible colisión entre el derecho de acceso del ciudadano que lo interesa y de la intimidad de otros ciudadanos es una cuestión que ha de valorarse con carácter previo a otorgar el acceso, esto es de autorizar el examen del expediente o expedientes, o a denegarlo fundadamente y mediante resolución motivada. Es en tal momento, cuando se decide si se otorga o no el acceso al examen de la documentación, cuando la Administración pública ha de valorar el conjunto de los intereses y derechos implicados.

  3. En cuanto al modo de ejercitar el derecho, el apartado séptimo del artículo citado dispone este será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquéllos a la consulta de expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.

    Parece claro que tal precepto pretende, en relación con el desarrollo de trabajos de investigación, y dada la obligación de las Administraciones públicas de fomentarlos, habilitar un modo de ejercicio del derecho “más favorable” que en supuestos ordinarios, eximiendo en este supuesto de la regla general que condiciona la consulta a la petición individualizada de los documentos.

    Por otro lado, es cierto que también en este caso se introduce la necesidad de salvaguardar el derecho de intimidad de terceros, pero tal deber de salvaguardia corresponde a la Administración pública, que, en definitiva, es la que autoriza el acceso y conoce previamente el contenido de sus archivos. Lo que, en nuestro criterio, carece de toda lógica es trasladar tal deber al investigador, como parece entender el Ayuntamiento de Murillo el Cuende al señalar que “en la solicitud de acceso no hay constancia de cómo queda garantizada debidamente la intimidad de las personas”. Al formular sus solicitudes de acceso, el ciudadano no tiene por qué conocer con exactitud la información que obra en los archivos o el modo de organización de los mismos, por lo que difícilmente cabe exigirle que disponga cómo va a quedar garantizada la intimidad.

  4. En relación con el alcance del derecho de acceso, el artículo 37.8 dispone que el mismo conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Al prever el derecho de los ciudadanos a obtener copias de documentos integrantes de los expedientes administrativos, lo que persigue el legislador, pura y simplemente, es facilitar el conocimiento de la información y datos a los que se tiene acceso, por no existir otros derechos e intereses más dignos de protección. Es por ello por lo que, autorizado el acceso al documento, dicha autorización lleva aparejada, conlleva, la de obtención de copias, sin perjuicio del deber de abonar las tasas que legalmente correspondan si el ciudadano requiere a la Administración que le preste este servicio.
  5. Expuesto lo anterior, apreciamos que en el informe municipal se señala que, desde el día 2 de agosto de 2010, se está facilitando al interesado el ejercicio de su derecho a acceder a la documentación del Ayuntamiento de Murillo el Cuende, mediante su examen en las dependencias municipales.

    Reconocido el derecho de acceso, cabe recomendar que, en relación con los expedientes o documentos cuyo examen haya sido autorizado (y, por lo tanto, respecto de los cuales se ha considerado que no prevalecen otros derechos e intereses), se reconozca igualmente el derecho a obtener copias, pues, como se ha razonado, el primero lleva aparejado el segundo.

    Efectivamente, si el interesado pretendiera que la reproducción de la documentación se realizara con medios municipales y se facilitaran de este modo copias, sería exigible que presentara la pertinente solicitud concretando el objeto de su petición y, en tal caso, de estar legalmente previstas, pudieran exaccionarse las correspondientes tasas, pues se le estaría prestando un servicio público que le beneficia de modo particular.

    Ello no obstante, si el interesado no pretende que se le preste tal servicio y desea reproducir el contenido de la documentación e información cuyo examen le ha sido autorizado (precisamente, porque no existen otros intereses o derechos más dignos de protección) con sus propios medios, no alcanza esta Institución a ver razones que lo hayan de impedir y, a estos efectos de protección de los derechos de terceros, resulta irrelevante que tal labor se realice tomando notas de forma manual o utilizando otros medios más rápidos.

Por todo lo anterior, y de conformidad con el artículo 34.1 de la Ley Foral reguladora de la Institución,

RESUELVO:

  1. Recomendar al Ayuntamiento de Murillo el Cuende que posibilite y facilite al autor de la queja el ejercicio de su derecho de acceso a la documentación que obre en los archivos y registros administrativos y a la obtención de copias, en los términos y con el alcance previstos en el texto de esta Resolución.

  2. Conceder un plazo de dos meses al Ayuntamiento de Murillo el Cuende para que informe sobre la aceptación de esta recomendación y de las medidas a adoptar al respecto, o, en su caso, de las razones que estime para no aceptarla, con la advertencia de que, de no hacerlo así, incluiré el caso en el informe anual que dirigiré al Parlamento de Navarra, en los términos del citado precepto legal.

  3. Notificar esta resolución al Ayuntamiento de Murillo El Cuende y al autor de la queja, indicándoles que contra la misma no cabe interponer recurso alguno.

El Defensor del Pueblo de Navarra

Francisco Javier Enériz Olaechea